Stellenbeschreibung

EPO sucht Vertragsmanagement (Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik) Spezialist(in) in Den Haag
 

 
 

 
 

CAFM und Backoffice Manager/in (Gruppenleiter/in) (10465)

Besoldungsgruppe: (monatliches Nettogrundgehalt*: 5 891,56 bis 7 435,96 EUR, je nach Vorerfahrung)
Beschäftigungsdauer: 5 Jahre
Laufbahnpfad: Führungslaufbahn
Dienstort: Den Haag
Bewerbungsschluss: 04.04.2020

Sie werden dem Referat Technischer Dienst Den Haag angehören und direkt an dessen Leitung berichten. Das Referat gewährleistet eine zuverlässige, sichere, gesunde und nachhaltige Arbeitsumgebung für alle EPA-Bediensteten.

Sie werden ein kleines Team leiten, das als zentrales Backoffice für den Technischen Dienst Den Haag fungiert. Planmäßig soll Ihr Team für das Referat die gesamte Budgetverwaltung, das Vertragsmanagement und die Verwaltung des CAFM-Systems sowie aller übrigen Software (z. B. SAP, Archibus und SharePoint) übernehmen. Darüber hinaus wird Ihr Team das Referat administrativ unterstützen, als dessen Kundenschnittstelle fungieren und für technische Dokumentation (z. B. Zeichnungen und Berichte) zuständig sein.

Ihre Hauptaufgaben

  • Wahrnehmung von Führungsaufgaben für das Team, u. a.:
  • o Festlegung von Zielvorgaben, Leistungsmanagement und Erstellung von Beurteilungen
    o Unterstützung der individuellen Personalentwicklung sowie Aus- und Fortbildung von Mitarbeitern am Arbeitsplatz
    o Verwaltung des Arbeitsaufkommens einschließlich Priorisierung

  • Funktion als organisationsweite Unterstützungsschnittstelle, Steuerung der korrektiven Instandhaltung sowie Vertrags- und Energiemanagement, u. a.:
  • o Funktion als eigenständige Schnittstelle zwischen verschiedenen Teilen der Organisation, darunter auch Techniker, die Service Line, Projektmanager, Versicherer, Caterer und Facility Services
    o Funktion als erste Anlaufstelle für dringend zu behebende technische Mängel und Beschwerden
    o Sicherstellung der Geschäftskontinuität durch schnelles Lösen von Problemen, durch die Priorisierung von Aufgaben und die Koordinierung vielfältiger und komplexer Schnittstellen (einschließlich Koordinierung von Lösungen mit internen Stakeholdern und externen Auftragnehmern)
    o Organisation des Backup-Umfangs und der Rufbereitschaft zur Sicherstellung einer kontinuierlichen Leistungserbringung
    o Organisation und Leitung regelmäßiger Treffen mit diversen Stakeholdern (d. h. Technikern und Dienstleistern)
    o Schulung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus anderen Bereichen der Organisation in der Verwendung neuer Tools und der korrekten Anwendung von Richtlinien
    o Bearbeitung und Nachverfolgung von Gewährleistungsansprüchen
    o Unterstützung der Referatsleitung bei der Verwaltung der verfügbaren Mittel und Budgets

Was wir von Ihnen erwarten

  • Bachelor in Elektrotechnik, Maschinenbau, Bauingenieurwesen oder Verfahrenstechnik, im Fach Technisches Facility Management oder, in Kombination mit einem technischen Hintergrund, in Betriebswirtschaft
  • gute Kenntnisse auf dem Gebiet der technischen Instandhaltung
  • mindestens fünf bis acht Jahre nachweisliche Erfahrung im Bereich der technischen Instandhaltung sowie mit CAFM-Systemen
  • Erfahrung mit der Budgetierung und der Nachverfolgung des Budgetverbrauchs
  • Expertenkenntnisse im Bereich Prozessmanagement
  • ausgezeichnete Führungskompetenz und Kommunikationsfähigkeit
  • ausgeprägtes Organisationstalent
  • eingehende Kenntnis der CAFM-Software (Archibus) sowie von Microsoft SharePoint und SAP
  • ausgeprägtes Interesse an Workflow-Tools und kontinuierlichen Verbesserungsprozessen
  • Kundenorientierung und pragmatisches Handeln
  • hohes Maß an Eigenmotivation und Resilienz

Ihre Qualifikationen

  • abgeschlossenes Hochschulstudium auf Bachelorniveau oder – in Ausnahmefällen – gleichwertige Berufserfahrung
  • für die Tätigkeit ausreichende Kenntnisse in zwei der Amtssprachen des EPA
  • Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaats der Europäischen Patentorganisation

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Zeitlicher Rahmen
Die Bewerbungsgespräche sind im 2ten Trimester in Den Haag geplant.

*nach Abzug der EPA-internen Steuer und vor Abzug der Arbeitnehmerbeiträge zum Sozialversicherungs- und Versorgungssystem. Das Gehaltsniveau hängt von der Erfahrung ab.
Das EPA unterstützt die Geschlechterparität und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen von Frauen.

Das EPA verfolgt eine Politik der Chancengleichheit und fördert als Arbeitgeber, der 2010 die Charta der Vielfalt unterzeichnet hat, die Diversität der Beschäftigten.
Alle Bewerbungen um freie Stellen werden begrüßt; die Auswertung erfolgt anhand der beruflichen Eignung der Bewerberinnen und Bewerber in Relation zum Rollenprofil für die ausgeschriebene Stelle unabhängig von Nationalität, ethnischer Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Familienstand, Behinderung, elterlichen Pflichten, Alter, Religion oder Weltanschauung.